Eines meiner Projekte begann so, wie Projekte oft beginnen: Der verantwortliche Manager beschrieb uns ausführlich, wie der Prozess in der Produktion funktioniert, und erklärte, wo seiner Meinung nach die Probleme lägen. Ich schlug ihm daraufhin vor, dass wir den Arbeitsablauf bei einem Gemba-Walk im Detail verfolgen sollten. Er hielt einen solchen Gemba-Walk für überflüssig.
Ein häufiges Problem besteht jedoch darin, dass die Führungskräfte oft nicht vor Ort sind und nur wenig über die tatsächlichen Anliegen der Mitarbeitenden und die Prozesse in den Betrieben wissen. Dieser fehlende Bezug kann sich negativ auf die Motivation der Mitarbeiter auswirken und zu einer falschen Prozessgestaltung oder wirkungslosen Verbesserungsmaßnahmen führen.
Was ist nun ein Gemba-Walk?
Ein Gemba-Walk ist eine Arbeitsplatzbegehung, die darauf abzielt, den Prozessablauf und die Tätigkeiten der Mitarbeitenden zu verstehen. Das Wort Gemba kommt aus dem Japanischen und bedeutet "der tatsächliche Ort" und bezieht sich somit auf den Ort, an dem die eigentliche Arbeit stattfindet. Das Konzept stammt von Taiichi Ohno, dem Vater des Lean Manufacturing Systems von Toyota. Es geht darum, den Ablauf der Prozesse zu beobachten, mit den Mitarbeitenden über ihre Erfahrungen und Vorschläge zu sprechen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren - mit dem übergeordneten Ziel der kontinuierlichen Verbesserung.
Wie führt man einen Gemba-Walk durch?
🚶🏽 Ankündigung: Vor dem Gemba-Walk sollten alle Mitarbeitenden darüber informiert werden, was dieser genau beinhaltet und zu welchem Zweck er durchgeführt wird. Für den Erfolg ist ein offenes Feedback der Mitarbeitenden sehr wichtig. Deshalb muss von Anfang an klar kommuniziert werden, dass es um den Prozess geht (und nicht darum, die Mitarbeitenden zu beurteilen).
🚶🏽 Vorbereitung: Die Ziele sollten vor Beginn des Gemba-Walks definiert und Fragen vorbereitet werden. Falls jemand das Unternehmen noch nicht kennt, ist es ratsam, vor dem Rundgang einen Blick auf bestehende Lagepläne und Prozessdokumentationen zu werfen. Idealerweise sollten dem Team auch Personen angehören, die mit dem bestehenden Prozess noch nicht vertraut sind, damit sie den Prozess aus einer anderen Perspektive betrachten können.
🚶🏽 Durchführung: Ein Gemba Walk wird in der Regel entlang des Wertstroms durchgeführt. Ziel ist es, die Prozesse zu beobachten und Fragen zu stellen, um die Abläufe gut zu verstehen (objektive Erfassung der Systemschritte). Sehr wichtig für die spätere Analyse ist eine gründliche Dokumentation. Daher ist die Mitnahme eines Klemmbretts für Notizen und ggf. einer Kamera unerlässlich. Auf keinen Fall darf man in die laufenden Prozesse vor Ort eingreifen - nur beobachten, zuhören, verstehen, verifizieren.
🚶🏽 Dokumentation/Follow-up: Die gesammelten Beobachtungen werden in einem Flussdiagramm dokumentiert, in dem auch kritische Punkte und eventuelle Fotos festgehalten werden. Manchmal sind die Verbesserungsmöglichkeiten offensichtlicher, und manchmal muss man sich im Team überlegen, wie man den Prozess verbessern kann. Für die erfolgreiche Umsetzung von Prozessverbesserungen ist es wichtig, die Mitarbeitenden in die Entwicklung der Verbesserungsmassnahmen einzubeziehen.
Ich will Ihnen nicht verschweigen, dass wir bei dem erwähnten Gemba-Walk festgestellt haben, dass der Prozess ganz anders war, als ihn der Manager beschrieben hatte. Zusätzlich erhielten wir viele konstruktive Rückmeldungen von den Mitarbeitern, an welchen Stellen der Prozess ihre Arbeit erschwerte und wo es Verbesserungsmöglichkeiten gab. Der daraufhin gemeinsam mit den Mitarbeitenden entwickelte Prozessablauf wurde von ihnen mit großem Tempo und Engagement umgesetzt und führte in der Folge zu deutlichen Qualitätssteigerungen.
Insgesamt halte ich den Gemba Walk für das Mittel der Wahl, um einen Prozess wirklich gut zu verstehen und vor allem, um die Mitarbeitenden aktiv in den Prozess der kontinuierlichen Verbesserung einzubinden.