Erfahrung ist der Schlüssel zur Durchführung eines Projekts. Doch wenn es etwas zu verbessern gäbe, wo würden Sie anfangen?
🎲 Meiner Erfahrung nach ist die Kommunikation das Schlüsselelement. Zuhören, Probleme verstehen, Lösungen erläutern und vor allem alle Beteiligten zum Mitmachen bewegen. Eine offene Kommunikation innerhalb des Projektteams ist von zentraler Bedeutung, denn nur wenn jeder das Gefühl hat, gehört zu werden und über die notwendigen Informationen zu verfügen, kann das Projektteam wirklich über sich hinauswachsen. Eine regelmäßige Kommunikation mit den Beteiligten ist ebenso wichtig, um Verständnis und Unterstützung für das Projekt zu gewinnen.
🎲 Führungsqualitäten: Der Projektleiter ist in erster Linie für die Leitung des Projekts verantwortlich. Dazu gehört die Motivation der einzelnen Teammitglieder ebenso wie der Aufbau und die Aufrechterhaltung des Zusammenhalts im Team. Der Projektleiter muss nicht der Chefexperte und Dokumentationsspezialist sein, sondern dafür sorgen, dass die Experten im Team ihr Fachwissen einbringen und eigenverantwortlich arbeiten können. Die Rollen und Verantwortlichkeiten im Team sollten klar vereinbart werden.
🎲 Projektcharter und -dokumentation: Es ist wichtig, den Umfang und die Ziele des Projekts zu verstehen, noch vor Projektbeginn, und diese vor allem mit dem Sponsor und den Interessenvertretern zu vereinbaren. Während des Projekts ist es sehr hilfreich, wenn diese Vereinbarungen in einem Dokument festgehalten wurden. Dieses Dokument kann während des Projekts bei Bedarf angepasst werden, wenn sich die Umstände ändern, aber Vorsicht vor einer schleichenden Ausweitung des Projektumfangs. Projektfortschritte und -entscheidungen sollten immer gut dokumentiert werden, zum einen, um das Projekt nachvollziehbar und transparent zu machen, zum anderen, um die Organisation verständlich und mit einer klaren Botschaft ansprechen zu können.
🎲 Sitzungskultur: Besprechungen konzentrieren sich auf Fortschrittsberichte (auf der Grundlage eines gemeinsamen Plans), die Lösung von Problemen und die Bewertung von Optionen, sind so kurz wie nötig und die Ergebnisse der Besprechung sollten gut dokumentiert werden. Der Projektleiter spielt während der Besprechung eine wichtige Rolle, indem er den roten Faden vorgibt, dafür sorgt, dass alle einbezogen werden, und den kreativen Prozess vorantreibt.
🎲 Menschen: Vergessen Sie nie, dass es bei Projekten und den von ihnen ausgelösten Veränderungen immer um Menschen geht. Es ist wichtig, alle Beteiligten regelmäßig über den Projektfortschritt zu informieren, die vorgebrachten Bedenken ernst zu nehmen und alle für die Ergebnisse des Projekts zu motivieren. Instrumente wie ein Risikomanagement, ein Plan für das Änderungsmanagement und ein Kommunikationsplan werden dies unterstützen, aber es gibt keinen Ersatz für das menschliche Element. Und das Wichtigste: Die Erfolge sollten gemeinsam gefeiert werden.
Jedes Projekt bleibt eine Herausforderung, aber wir können uns bemühen, das Projektmanagement jeden Tag ein bisschen besser zu machen, wenn wir an Erfahrungen gewinnen.
Welches sind die kritischsten Bereiche im Projektmanagement, die Sie gerne verbessern würden?