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  • Eva Jenisch

3 wesentliche Elemente für ein erfolgreiches Projekt


Wenn ein Projekt beginnt, sind die meisten Menschen bestrebt, sich sofort auf die Suche nach einer Lösung für das anstehende Problem zu stürzen und es zu lösen. Einerseits geht es darum, den Schmerz loszuwerden, den das Problem in der Organisation verursacht, und andererseits wollen die Menschen aktiv werden und Fortschritte machen.

Dies ist der Moment, um innezuhalten und darüber nachzudenken, was man eigentlich tun will. Vor der eigentlichen Problembewältigung empfiehlt es sich, eine Projektvereinbarung (Project Charter) zu erstellen.

Was also ist eine Projektvereinbarung? Ich sehe sie als einen Vertrag zwischen der Organisation und dem Projektleiter, in dem das Was, das Warum und das Wie des Projektes umrissen wird. Diese Vereinbarung wird im Laufe des Projekts als Referenz verwendet.

Der Inhalt (The What)

Zunächst muss man das Problem, das man zu lösen versucht, beschreiben und verstehen. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis davon haben, was genau das Problem ist. In diesem Zusammenhang ist der Projektrahmen von entscheidender Bedeutung: Welche Bereiche und Prozesse werden in das Projekt einbezogen und welche werden ausgelassen. Darüber hinaus gilt es, andere Projekte zu identifizieren, mit denen es Überschneidungen oder Abhängigkeiten geben könnte.

Die Gründe (The Why)

Zweitens ist es wichtig, sich darüber im Klaren zu sein, warum man dieses Projekt durchführen will. Dies ist sozusagen der Business Case für das Projekt. Als Ausgangspunkt dient eine Bestandsaufnahme, z. B. der tatsächlichen Kosten, die durch das zu lösende Problem entstehen. Dann müssen die ("messbaren"!) Ziele, die erreicht werden sollen, und die zu erbringenden Arbeitsresultate festgelegt werden. Dabei kann es sich um Kostensenkungsziele, aber auch um Effizienzsteigerungen oder Qualitätsverbesserungen handeln. Entscheidend ist der Mehrwert für den Kunden - also das, wofür der Kunde bereit ist zu zahlen.


Die Vorgehensweise (The How)

Und schließlich legt man die Umsetzungsstrategie fest - wie das Projektziel effizient und effektiv erreicht werden kann, basierend auf dem Kontext und der gewählten Projektmethodik (z. B. Wasserfall oder agil). Rollen und Verantwortlichkeiten werden definiert und sorgen zusammen mit der Lenkungsstruktur während des gesamten Projekts für Klarheit darüber, wer Entscheidungen trifft und wer für welche Aktivitäten verantwortlich ist. Ein Projektplan hilft dabei, die Arbeit zu strukturieren und eine klare Abfolge der Aktivitäten festzulegen; die Häufigkeit der Projektereignisse und Meilensteine geben den Projektrhythmus vor. Finanzielle Kontrolle und transparente Kommunikation sind ebenfalls wichtig. All dies versetzt das Projektteam in die Lage, die Projektziele innerhalb des Zeit- und Kostenrahmens sowie der Qualitätserwartungen erfolgreich zu meistern.

Das Projekt ins Rollen bringen

Ich empfehle jedem, unabhängig davon, ob es sich um eine neue Initiative handelt oder ob sie bereits angelaufen ist, einen formellen Projektauftrag zu erstellen und diesen von den Interessengruppen genehmigen zu lassen. Wenn das Projekt erst einmal angelaufen ist, gibt es immer wieder Herausforderungen: Termine können nicht eingehalten werden, eine vorgeschlagene Lösung funktioniert nicht, Streitigkeiten zwischen Teammitgliedern, ... es gibt immer etwas Unerwartetes - und der vereinbarte Projektauftrag hilft, diese Herausforderungen zu bewältigen.

Der Projektleiter und der Sponsor müssen diese Risiken steuern, um das Projekt auf Kurs zu halten. Die Projektvereinbarung bietet den notwendigen Rahmen dafür und ist Ihre Lizenz, das Projekt unter Inanspruchnahme der Zeit und der Ressourcen anderer durchzuführen. Meiner Erfahrung nach sind Projekte mit einer gut durchdachten und abgestimmten Projektvereinbarung erfolgreicher als Projekte, bei denen eine solche Vereinbarung fehlt.

 

Photo by Chang Duong on Unsplash

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